Hallo!
Ich hatte mit so etwas zwar noch nie zu tun, aber vielleicht kann ich etwas sinnvolles beisteuern:
Zu 1: Nachfragen, was genau benötigt wird und was "ad hoc" technisch machbar ist.
Also nachfragen, was an IT-Technik kurzfristig zur Verfügung steht. Egal, ob Notebook, oder Desktop-PC. Vielleicht findet sich etwas temporäres im "Reserve-Fundus".
Und dann muß die IT-Abteilung sich umgehend mit dem Aufsetzen des Betriebssystems und der Einrichtung der benötigten Software kümmern. Zumindest müssen sofort die vorbereitenden Schritte eingeleitet werden, so daß sich die Einrichtung des "Rechners" nicht unnötig verzögert, wenn die Hardware endlich zur Verfügung steht. Vielleicht geht das über ein virtuelles System, welches dann "nur noch" auf ein "Gerät" direkt aufgespielt werden muß.
Vielleicht steht ein "Extra-Gerät für Präsentationen" noch in einem Schrank herum, welches sich temporär nutzen ließe... Vielleicht kann an einem kleinen Notebook noch ein externer Monitor die Arbeitsqualität verbessern. Ebenso eine externe (vollwertige) Tastatur und Maus.
Und erwäge evtl. eine alternative Transportmöglichkeit, außer Bus&Bahn. Vielleicht geht ausnahmsweise auch mal ein Taxi für diesen einen Tag. Überprüfe die Kosten.
Vielleicht kann auch ein anderer Mitarbeiter diese Person an diesem Tag mitnehmen (=> "Fahrgemeinschaft").
Oder wie sieht es evtl. mit einem Leihwagen aus? Hat diese neue Mitarbeiterin überhaupt einen Führerschein?
Zu 2 und 3: Schon aus Datensicherheits- und Datenschutzgründen dürfen diese Daten höchstwahrscheinlich nicht auf privaten Rechnern aufgespielt, oder bearbeitet werden. Punkt!!
Und ein "beliebiges" neues Notebook aus dem lokalen Fachhandel zu kaufen, ist im öffentlichen Dienst nur schwer zu rechtfertigen. Da gibt es bestimmte Prozeduren, Bezugsquellen und Budgets zu berücksichtigen.
Zu 4: Trage "der Teamleitung" kurz zusammen, was Du unter Punkt 1 bereits in Erfahrung gebracht und evtl. schon an Vorbereitungen eingeleitet hast. Denn hier zählt jede Minute und lange Besprechungen und Debatten sind kontraproduktiv!
Versuche einen groben zeitlichen Ablauf der notwendigen Aufgaben aufzustellen. Und nenne auch etwaige Kosten für die eine, oder andere Maßnahme.
Denn "Gründlichkeit und Qualität" sind wichtige Voraussetzungen, um einen anspruchsvolle Arbeit zuverlässig erledigen zu können. Und dabei sollte nichts einfach so "übers Knie gebrochen" werden.
Und überhastete Eile führt zu Fehlern und Folgeproblemen.
Und neue Kollegen müssen immer noch in die neue Arbeitsstelle und die Arbeitsabläufe eingewiesen und bei Fragen unterstützt werden. Die Abläufe könnten ansonsten arg ins Stocken geraten. Das darf man keinesfalls unterschätzen. Und daher ist eine Anwesenheit am eigentlichen Arbeitsplatz zumindest vorerst zu bevorzugen (=> "Transportproblem").
Zu 5: Du könntest mit Zeitstrahlen arbeiten, die teilweise parallel verlaufen, aber auch voneinander abhängig sind. Ich glaube, man nennt so etwas auch "Gantt"-Diagramm. (Und um solche zu erstellen, gibt es sogar kostenfreie Software.)
Und vergiss dabei auch nicht die Kostenaufstellungen.
Vielleicht wäre der temporäre Einsatz eines Taxis, oder einer "Fahrgemeinschaft" eine echte Alternative, um die Zeit zu überbrücken, damit die IT-Abteilung eine korrekte und saubere Arbeit abliefern kann.
Allerdings bin ich kein Fan von diesen "glanzvollen" Powerpoint-Präsentationen.
Diese sind oftmals entweder sehr öde, oder zu sehr vollgeknallt. Und zudem völlig überbewertet. Auch wenn so manchen dabei der "Sabber aus dem Mund" läuft...
Ein Tageslichtprojektor und ein paar eher simpel gestaltete Folien...
Oder ein paar einfache Screenshots per Digital-Beamer an die Wand geworfen...
Das ist viel einfacher, spart Zeit und kommt auf den Punkt. Vergiss daher dieses interaktive Zeug!
Und Zeit ist etwas, was bei der Umsetzung dieser Aufgabenstellung echte Mangelware ist.
Und ein Flipchart würde ich nur zum Notieren der Anmerkungen der anderen verwenden.
So, das waren meine Gedanken zu diesem Thema.
Ich hoffe, Du kannst damit etwas anfangen.
Gruß
Martin
